Wer als Gesellschafter Geld in seine GmbH einlegt, will dieses Kapital später oft steuerfrei wieder herausholen können. Genau das ermöglicht das steuerliche Einlagekonto nach § 27 KStG. Es trennt das von den Gesellschaftern eingelegte Kapital sauber vom erwirtschafteten Gewinn und sorgt dafür, dass eine Rückzahlung eigenen Kapitals beim Gesellschafter nicht noch einmal besteuert wird. Dieser Beitrag von Emundts & Stoffels erklärt, wie das Konto funktioniert, welche Reihenfolge gilt und wo die typischen Fehler liegen.
Was das steuerliche Einlagekonto ist
Das steuerliche Einlagekonto ist ein gesondert festgestelltes Konto, das jede unbeschränkt steuerpflichtige Kapitalgesellschaft nach § 27 Abs. 1 KStG am Schluss jedes Wirtschaftsjahrs führen muss. Es erfasst alle Einlagen der Gesellschafter, die nicht in das Nennkapital geleistet wurden. Das Stammkapital einer GmbH bleibt also außen vor, alles andere an Eigenkapitalzuführungen landet hier.
Typische Zugänge sind Zuzahlungen in die Kapitalrücklage, etwa wenn ein Gesellschafter zusätzliches Geld einschießt, ohne dafür neue Anteile zu erhalten. Auch verdeckte Einlagen, bei denen ein Gesellschafter der Gesellschaft einen Vermögensvorteil ohne angemessene Gegenleistung zuwendet, erhöhen das Konto. Wichtig ist die Vorstellung: Das Einlagekonto ist eine steuerliche Merkgröße, kein Bankkonto mit echtem Geld. Das Finanzamt stellt den Bestand jedes Jahr per Bescheid gesondert fest, und dieser Bescheid bindet die Folgejahre.
Warum das Konto für Gesellschafter so wichtig ist
Der eigentliche Sinn zeigt sich, wenn Kapital wieder aus der Gesellschaft herausfließt. Zahlt die GmbH einen Betrag aus, für den Beträge aus dem steuerlichen Einlagekonto als verwendet gelten, spricht man von einer Einlagenrückgewähr. Diese ist beim Gesellschafter steuerfrei.
Der Grund ist einfach: Der Gesellschafter bekommt eigenes Kapital zurück, das er früher eingelegt hat, und keinen erwirtschafteten Gewinn. Nach § 20 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG gehören solche Bezüge nicht zu den steuerpflichtigen Einnahmen, soweit dafür das Einlagekonto verwendet gilt. Folglich entsteht hier keine Kapitalertragsteuer und keine Abgeltungsteuer. Eine normale Gewinnausschüttung würde dagegen mit 25 Prozent belastet. Damit ist das Einlagekonto der Schlüssel, um eingelegtes Kapital ohne erneute Steuerlast zurückzuholen.
Die gesetzliche Verwendungsreihenfolge
Ob eine Auszahlung als steuerpflichtige Ausschüttung oder als steuerfreie Einlagenrückgewähr gilt, bestimmt nicht die Gesellschaft frei. § 27 Abs. 1 Satz 3 KStG gibt eine feste Reihenfolge vor.
Eine Leistung der GmbH mindert das Einlagekonto erst, soweit sie den ausschüttbaren Gewinn übersteigt, der auf den Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahrs ermittelt wurde. Zuerst gilt also der vorhandene Gewinn als ausgeschüttet, und erst der darüber hinausgehende Teil zählt als Rückzahlung aus dem Einlagekonto. Der ausschüttbare Gewinn ergibt sich dabei aus dem Eigenkapital der Steuerbilanz, vermindert um das Nennkapital und den Bestand des Einlagekontos.
Ein vereinfachtes Beispiel: Hat eine GmbH einen ausschüttbaren Gewinn von 50.000 Euro und zahlt 80.000 Euro an die Gesellschafter aus, gelten zunächst 50.000 Euro als steuerpflichtige Gewinnausschüttung. Nur die restlichen 30.000 Euro mindern das Einlagekonto und fließen steuerfrei zurück. Das Konto kann durch Leistungen nie negativ werden. Wer also zuerst Einlagen steuerfrei zurückholen will, muss berücksichtigen, dass ein vorhandener Gewinn immer vorgeht. Solche Gestaltungen begleiten wir in der Gestaltungsberatung.
Die Steuerbescheinigung als Pflicht
Die Steuerfreiheit ergibt sich nicht von selbst, sie hängt an einer formalen Voraussetzung. Die GmbH muss dem Gesellschafter nach § 27 Abs. 3 KStG eine Steuerbescheinigung ausstellen. Darin stehen der Name und die Anschrift des Empfängers, die Höhe der Leistung, soweit das steuerliche Einlagekonto gemindert wurde, und der Tag der Zahlung.
Diese Bescheinigung ist die Eintrittskarte für die Steuerfreiheit. Ohne sie behandelt das Finanzamt die Auszahlung im Zweifel als normale Ausschüttung mit Kapitalertragsteuer. Die Bescheinigung muss zudem rechtzeitig vorliegen. Bei der praktischen Abwicklung über die Körperschaftsteuer-Erklärung und die Feststellung des Einlagekontos achten wir genau auf diese Formalie, weil sie über die gesamte steuerliche Wirkung entscheidet.
Praktische Bedeutung: Kapitalrückzahlung, Liquidation, Gesellschafterzuzahlungen
Das Einlagekonto wird immer dann relevant, wenn Kapital die Gesellschaft verlässt. Der häufigste Fall ist die Rückzahlung von Gesellschafterzuzahlungen aus der Kapitalrücklage. Hat ein Gesellschafter früher zusätzliches Geld eingelegt und holt es sich später zurück, läuft das über das Einlagekonto und bleibt bei passender Lage steuerfrei.
Auch eine Kapitalherabsetzung mit Auszahlung an die Gesellschafter und die Liquidation einer GmbH greifen auf das Einlagekonto zu. Bei der Liquidation wird das Schlussvermögen verteilt, und der festgestellte Bestand des Einlagekontos bestimmt, welcher Teil davon steuerfrei zurückfließt und welcher als steuerpflichtige Ausschüttung gilt. In Holdingstrukturen und vor einem geplanten Anteilsverkauf ist der Kontostand deshalb eine zentrale Planungsgröße. Wer diese Vorgänge sauber dokumentiert, sichert sich die Steuerfreiheit für genau das Kapital, das die Gesellschafter selbst aufgebracht haben.
Fallstricke: verspätete Bescheinigung und Differenzbetrag
Die größten Risiken liegen in der Form, nicht im Geld. Wird die Verwendung des Einlagekontos nicht bis zur erstmaligen Feststellung bescheinigt, gilt der Betrag der Einlagenrückgewähr nach § 27 Abs. 5 KStG als mit 0 Euro bescheinigt. Eine nachträgliche Korrektur ist dann ausgeschlossen. Aus einer eigentlich steuerfreien Rückzahlung wird so eine steuerpflichtige Ausschüttung, und das oft endgültig.
Ein zweiter Stolperstein ist die zu niedrig ausgestellte Bescheinigung. Bescheinigt die GmbH eine geringere Minderung des Einlagekontos als tatsächlich verwendet, bleibt es bei dem zu niedrigen Wert. Für den Differenzbetrag, also die Steuer, die wegen der zu niedrigen Bescheinigung zu wenig einbehalten wurde, kann die ausstellende Gesellschaft per Haftungsbescheid in Anspruch genommen werden. Diese Folgen sind hart und greifen schnell. Deshalb gehören die Reihenfolge, die Berechnung des ausschüttbaren Gewinns und die fristgerechte Bescheinigung in geübte Hände. Lassen Sie eine geplante Einlagenrückgewähr vorab prüfen, bevor das Geld fließt.
So unterstützt Sie Emundts & Stoffels
Das steuerliche Einlagekonto entscheidet darüber, ob eingelegtes Kapital steuerfrei zu den Gesellschaftern zurückkommt. Die Regeln sind klar, aber formstreng, und ein versäumter Termin kostet die Steuerfreiheit. Emundts & Stoffels führt das Einlagekonto, berechnet die Verwendungsreihenfolge, stellt die Steuerbescheinigung fristgerecht aus und plant Kapitalrückzahlungen, Kapitalherabsetzungen und Liquidationen so, dass die Steuerfreiheit erhalten bleibt.
Mehr zur laufenden Begleitung Ihrer GmbH finden Sie auf der Seite Steuerberatung, zur strukturellen Planung auf der Seite Gestaltungsberatung. Für ein persönliches Gespräch erreichen Sie uns unter +49 (0)2452 91000.