Zum 1. Januar 2025 hat der Gesetzgeber die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG grundlegend umgebaut. Die Umsatzgrenzen sind gestiegen, und die Umsätze sind seither echt von der Umsatzsteuer befreit. Für Gründer, Nebenerwerbler und kleine Betriebe ändert sich dadurch mehr, als die bloße Zahlenanhebung vermuten lässt. Dieser Beitrag von Emundts & Stoffels ordnet die neue Rechtslage für 2026 ein und benennt, wo die Fallstricke liegen.
Was die Kleinunternehmerregelung ist
Die Kleinunternehmerregelung befreit kleine Unternehmen von den Pflichten rund um die Umsatzsteuer. Wer sie nutzt, weist auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führt auch keine an das Finanzamt ab. Damit entfallen Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die laufende Abführung, der buchhalterische Aufwand sinkt spürbar.
Im Gegenzug gibt der Kleinunternehmer den Vorsteuerabzug auf. Die Umsatzsteuer, die ihm Lieferanten und Dienstleister in Rechnung stellen, kann er nicht vom Finanzamt zurückholen. Sie bleibt für ihn ein echter Kostenfaktor. Die Regelung ist ein Wahlrecht, nicht jeder kleine Betrieb muss sie anwenden.
Die neuen Schwellen seit 2025
Kleinunternehmer ist nach § 19 Abs. 1 UStG, wessen Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Beide Grenzen gelten seit dem 1. Januar 2025. Davor lagen sie bei 22.000 Euro für das Vorjahr und 50.000 Euro für das laufende Jahr.
Zwei weitere Änderungen sind wichtig. Erstens zählen jetzt die Nettoumsätze, also ohne Umsatzsteuer, bisher wurden die Bruttowerte herangezogen. Zweitens kommt es beim laufenden Jahr auf den tatsächlichen Umsatz an. Früher genügte eine Prognose zu Jahresbeginn, und ein unerwartet gutes Jahr blieb steuerfrei. Diese Schätzung ist entfallen.
Für Gründer gilt: Im Jahr der Gründung gibt es kein Vorjahr, daher ist allein maßgeblich, ob der Umsatz die Grenze von 25.000 Euro im ersten Jahr nicht überschreitet.
Was beim Überschreiten der 100.000 Euro passiert
Hier liegt die schärfste Neuerung. Übersteigt der Umsatz im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort ab diesem Zeitpunkt. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird, ist selbst steuerpflichtig.
Ab diesem Umsatz gelten Sie als Regelunternehmer und müssen Umsatzsteuer ausweisen, abführen und Voranmeldungen abgeben. Die zuvor im selben Jahr steuerfrei abgerechneten Umsätze bleiben steuerfrei. Früher trat der Wechsel erst zum Beginn des Folgejahres ein, sodass ein einmaliges Überschreiten zunächst folgenlos blieb. Diese Schonfrist gibt es nicht mehr, weshalb Betriebe nahe der Grenze ihren laufenden Umsatz im Blick behalten sollten.
Die Kehrseite: kein Vorsteuerabzug
Die Steuerbefreiung hat einen Preis. Weil die Ausgangsumsätze nach § 19 UStG steuerfrei sind, besteht für den Kleinunternehmer kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer bleibt bei ihm hängen.
Das wirkt sich besonders dort aus, wo hohe Anschaffungen anstehen, etwa bei Geräten, Fahrzeugen, Waren oder Umbauten. Ein Regelunternehmer holt sich aus einer Investition von 50.000 Euro netto die 9.500 Euro Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück. Dem Kleinunternehmer bleibt dieser Betrag als Kosten. Bei laufender Tätigkeit mit geringem Wareneinsatz fällt der Nachteil dagegen kaum ins Gewicht.
Das Wahlrecht zur Regelbesteuerung
Niemand muss die Kleinunternehmerregelung anwenden. Nach § 19 Abs. 3 UStG kann der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt erklären, dass er auf die Steuerbefreiung verzichtet, und damit zur Regelbesteuerung wechseln. Diese Erklärung ist möglich bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres und bindet anschließend mindestens fünf Kalenderjahre.
Der Verzicht lohnt in zwei Lagen. Zum einen bei hohen Investitionen, weil Sie nur als Regelunternehmer die Vorsteuer ziehen. Zum anderen, wenn Ihre Kunden überwiegend Unternehmen sind: Diese sind selbst vorsteuerabzugsberechtigt, für sie ist die ausgewiesene Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten und kein Nachteil. Rechnen Sie dagegen vor allem an Privatkunden ab, die keine Vorsteuer ziehen, ist die Kleinunternehmerregelung in der Regel der bessere Weg, weil Ihre Leistung für den Kunden ohne Umsatzsteuer schlicht günstiger ist. Wegen der Fünf-Jahres-Bindung sollte diese Entscheidung vorab durchgerechnet werden.
Pflichten des Kleinunternehmers
Auch ohne Umsatzsteuer bleiben Pflichten. Auf jeder Rechnung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer anzubringen, seit 2025 geregelt in § 34a UStDV. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden. Tun Sie es versehentlich, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt, obwohl Ihre Leistung steuerfrei ist.
Bei der E-Rechnung gilt eine Erleichterung mit einer Einschränkung. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen (§ 34a UStDV) und dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen versenden. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber sehr wohl: Seit 2025 muss jedes Unternehmen eine eingehende E-Rechnung annehmen, lesen und revisionssicher archivieren können. Wer hier nichts vorbereitet, steht spätestens dann da, wenn der erste Geschäftspartner elektronisch abrechnet.
Für wen die Regelung passt
Die Kleinunternehmerregelung passt zu Gründern in der Anfangsphase, zu nebenberuflicher Selbständigkeit mit überschaubarem Umsatz und zu Tätigkeiten mit wenig Wareneinsatz und vorwiegend privaten Kunden. Häufig genutzt wird sie auch bei der Vermietung möblierter oder gewerblicher Flächen unterhalb der Umsatzgrenze, wo der Verwaltungsaufwand der Umsatzsteuer in keinem Verhältnis zum Nutzen steht.
Ob die Regelung im Einzelfall vorteilhaft ist, hängt von Investitionsbedarf, Kundenstruktur und Umsatzentwicklung ab. Emundts & Stoffels rechnet das vor der Anmeldung beim Finanzamt für Sie durch und begleitet Sie auch danach in der laufenden Beratung. Mehr zu unserem Beratungsangebot finden Sie auf der Seite Steuerberatung, für ein persönliches Gespräch erreichen Sie uns unter +49 (0)2452 91000.