Die gleiche Umsatzsteuer, ein anderer Zeitpunkt: Ob Sie die Umsatzsteuer mit der Rechnung oder erst mit dem Zahlungseingang ans Finanzamt abführen, entscheidet die Wahl zwischen Soll- und Istversteuerung. Für die Liquidität kann dieser Unterschied über mehrere Wochen oder Monate hinweg viel ausmachen. Dieser Beitrag von Emundts & Stoffels ordnet beide Verfahren ein und zeigt, wann sich der Antrag auf Istversteuerung lohnt.
Der Unterschied: Zeitpunkt, nicht Betrag
Bei beiden Verfahren schulden Sie dem Finanzamt am Ende denselben Umsatzsteuerbetrag. Der einzige Unterschied liegt darin, wann die Steuer entsteht und damit fällig wird.
Die Sollversteuerung ist der gesetzliche Regelfall. Sie heißt im Gesetz Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (§ 16 UStG). Die Umsatzsteuer entsteht hier mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Ob der Kunde die Rechnung schon bezahlt hat, spielt keine Rolle. Sie schreiben die Rechnung im Mai, der Kunde zahlt im August, die Umsatzsteuer ist aber bereits mit der Mai-Voranmeldung abzuführen.
Die Istversteuerung heißt Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG). Hier entsteht die Umsatzsteuer erst mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem der Kunde tatsächlich gezahlt hat (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG). Im selben Beispiel führen Sie die Umsatzsteuer erst mit der August-Voranmeldung ab, also dann, wenn das Geld bei Ihnen eingegangen ist.
Der Liquiditätsvorteil der Istversteuerung
Der praktische Kern der Istversteuerung ist die Liquidität. Bei der Sollversteuerung müssen Sie die Umsatzsteuer vorfinanzieren: Sie überweisen den Betrag ans Finanzamt, bevor Ihr Kunde gezahlt hat. Bei langen Zahlungszielen oder schleppender Zahlungsmoral strecken Sie damit Geld vor, das Ihnen noch gar nicht zugeflossen ist.
Die Istversteuerung dreht das um. Sie führen die Umsatzsteuer erst ab, wenn der Kunde gezahlt hat. Damit fließt die Liquidität für die Steuer erst dann ab, wenn sie auch hereingekommen ist. Gerade bei einem Geschäftsmodell mit hohen Außenständen ist das ein spürbarer Effekt, weil Sie nie mehr in die Lage kommen, Umsatzsteuer auf noch offene Forderungen vorzuschießen.
Bleibt eine Forderung am Ende ganz aus, hat die Istversteuerung einen weiteren Vorteil. Sie müssen die Umsatzsteuer auf einen nie gezahlten Betrag erst gar nicht abführen, während Sie bei der Sollversteuerung den schon abgeführten Betrag über eine Korrektur wegen Uneinbringlichkeit (§ 17 UStG) zurückholen müssten.
Die Voraussetzungen für die Istversteuerung
Die Istversteuerung gibt es nur auf Antrag und nur, wenn eine der Voraussetzungen des § 20 UStG erfüllt ist. Die wichtigsten Wege:
Der häufigste Zugang ist die Umsatzgrenze. Nach § 20 Satz 1 Nr. 1 UStG darf der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen haben. Diese Grenze wurde zum 1. Januar 2024 durch das Wachstumschancengesetz von vorher 600.000 Euro angehoben. Damit fällt seither ein deutlich größerer Kreis von Unternehmen unter die Istversteuerung.
Der zweite Zugang betrifft die freien Berufe. Wer eine Tätigkeit als Angehöriger eines freien Berufs nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG ausübt und nicht buchführungspflichtig ist, kann die Istversteuerung nach § 20 Satz 1 Nr. 3 UStG ohne Rücksicht auf die Umsatzhöhe beantragen. Für Ärzte, Anwälte, Architekten oder Steuerberater ohne Buchführungspflicht spielt die 800.000-Euro-Grenze daher keine Rolle. Sobald jedoch eine Buchführungspflicht besteht, greift auch hier wieder die Umsatzgrenze.
Daneben kennt § 20 UStG noch den Zugang über eine Befreiung von der Buchführungspflicht nach § 148 AO. In jedem Fall muss das Finanzamt die Istversteuerung genehmigen, sie tritt nicht automatisch ein.
Der Vorsteuerabzug bleibt davon getrennt
Wichtig für das Verständnis: Soll- oder Istversteuerung betrifft nur Ihre eigene Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen. Ihr Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen folgt grundsätzlich eigenen Regeln. Nach § 15 UStG dürfen Sie die Vorsteuer ziehen, sobald Ihnen eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die Leistung ausgeführt ist. Ob Sie selbst Soll- oder Istversteuerer sind, ändert daran nichts.
Seit dem 1. Januar 2026 gibt es dazu allerdings eine neue Ausnahme aus dem Jahressteuergesetz 2024. Stammt die Eingangsrechnung von einem Lieferanten, der seinerseits die Istversteuerung anwendet, dürfen Sie die Vorsteuer daraus erst mit der Zahlung der Rechnung abziehen. Damit laufen Steuerabführung beim Lieferanten und Vorsteuerabzug beim Empfänger künftig zeitlich gleich. Die ergänzende Pflicht, die Istversteuerung auf der Rechnung kenntlich zu machen (§ 14 UStG), greift nach derzeitigem Stand erst ab 2028. Wir empfehlen, diese Entwicklung mit uns konkret für Ihre Buchhaltung zu besprechen.
Für wen sich die Istversteuerung lohnt
Die Istversteuerung lohnt sich vor allem dort, wo zwischen Rechnung und Zahlungseingang viel Zeit vergeht. Klassisch sind das Dienstleister und Handwerksbetriebe im B2B-Geschäft mit langen Zahlungszielen, projektbasierte Tätigkeiten mit Abschlagsrechnungen und alle, deren Kunden erfahrungsgemäß spät zahlen. Je größer der Abstand zwischen Leistung und Zahlung, desto deutlicher der Liquiditätsvorteil.
Weniger ins Gewicht fällt der Effekt, wenn Sie überwiegend bar oder gegen sofortige Zahlung abrechnen, etwa im Einzelhandel oder in der Gastronomie. Dann liegen Leistung und Zahlung ohnehin nah beieinander, und der Vorteil der Istversteuerung schrumpft. Auch ein Hinweis gehört zur Ehrlichkeit: Die Istversteuerung verschiebt den Steuerzeitpunkt, sie spart keine Steuer. Wer dauerhaft pünktlich bezahlt wird, hat von ihr wenig.
Wechsel und laufende Begleitung
Ein Wechsel zwischen den Verfahren ist möglich, in der Regel zum Beginn eines Kalenderjahres und für Neugründungen direkt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Beim Wechsel ist darauf zu achten, dass kein Umsatz doppelt erfasst wird und keiner durchrutscht, gerade bei Rechnungen, die über den Stichtag hinausreichen. Diese Übergangsfälle sauber abzubilden, ist Teil der Beratung.
Welche Variante zu Ihrem Geschäftsmodell passt, hängt von Ihren Zahlungszielen, Ihrer Kundenstruktur und Ihrer Umsatzhöhe ab. Emundts & Stoffels prüft die Voraussetzungen, rechnet den Liquiditätseffekt für Ihren Fall durch und übernimmt den Antrag beim Finanzamt. Mehr zur fortlaufenden Begleitung finden Sie auf der Seite Laufende Beratung und zur allgemeinen Steuerberatung. Für ein persönliches Gespräch erreichen Sie uns unter +49 (0)2452 91000.