Die GmbH ist die häufigste Kapitalgesellschaft des deutschen Mittelstands. Ihr Reiz liegt in der Haftungsbeschränkung und den steuerlichen Gestaltungswegen, ihr Aufwand im formalen Gründungsweg über Notar, Handelsregister und Finanzamt. Dieser Beitrag von Emundts & Stoffels beschreibt den Ablauf Schritt für Schritt, ordnet Stammkapital und Kosten ein und benennt die ersten steuerlichen Themen nach der Eintragung.
Ob die GmbH für Ihr Vorhaben überhaupt die passende Rechtsform ist, klärt der Beitrag GmbH, UG oder GbR. Hier geht es um den Gründungsablauf selbst. Die Beratung dazu finden Sie auf der Seite Rechtsformen.
Schritt 1: Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll
Am Anfang steht die Satzung. Sie regelt Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital und die Verteilung der Geschäftsanteile. Zwei Wege stehen offen.
Der individuelle Gesellschaftsvertrag wird frei gestaltet und ist der Regelfall, sobald mehrere Gesellschafter beteiligt sind oder besondere Regelungen gewünscht werden, etwa zu Stimmrechten, Vorkaufsrechten oder einer späteren Holding-Struktur.
Das vereinfachte Musterprotokoll nach § 2 Abs. 1a GmbHG ist an enge Bedingungen geknüpft: höchstens drei Gesellschafter und ein Geschäftsführer, keine vom Gesetz abweichenden Bestimmungen. Das Musterprotokoll fasst Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einer Urkunde zusammen und senkt so die Notarkosten. Der Preis dafür ist die fehlende Flexibilität, weshalb es für gestalterisch anspruchsvolle Vorhaben ausscheidet.
Schritt 2: Notarielle Beurkundung
Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden, ohne diese Form entsteht keine GmbH. Beim Notartermin unterschreiben alle Gesellschafter, der oder die Geschäftsführer werden bestellt und die Gesellschafterliste wird aufgenommen. Der Notar beurkundet zugleich die spätere Anmeldung zum Handelsregister.
Mit der Beurkundung ist die GmbH rechtlich auf den Weg gebracht, aber noch nicht entstanden. Es besteht zunächst die GmbH in Gründung, dazu unten mehr unter dem Punkt Vorgesellschaft.
Schritt 3: Stammkapital einzahlen
Das Stammkapital beträgt mindestens 25.000 Euro (§ 5 GmbHG). Bei der Bargründung muss nicht der volle Betrag sofort fließen. Nach § 7 GmbHG ist auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel der Einlage einzuzahlen, und insgesamt müssen mindestens 12.500 Euro, also die Hälfte des Mindeststammkapitals, vor der Anmeldung erbracht sein und endgültig zur freien Verfügung der Geschäftsführer stehen.
Praktisch heißt das: Es wird ein Geschäftskonto eröffnet, das Kapital eingezahlt und der Zahlungseingang per Kontoauszug nachgewiesen. Der noch offene Teil des Stammkapitals bleibt eine Einlageverpflichtung der Gesellschafter und kann später eingefordert werden. In der Anmeldung versichern die Geschäftsführer gegenüber dem Registergericht, dass diese Einzahlung erfolgt ist (§ 8 GmbHG).
Schritt 4: Bar- oder Sachgründung
Statt Geld kann das Stammkapital auch durch Sachwerte aufgebracht werden, etwa Maschinen, Fahrzeuge, ein Warenlager oder einen ganzen Betrieb. Bei dieser Sachgründung müssen die Einlagen vollständig vor der Anmeldung auf die Gesellschaft übertragen werden und dauerhaft zur freien Verfügung der Geschäftsführer stehen.
Die Sachgründung ist aufwendiger als die Bargründung. Es braucht einen Sachgründungsbericht, der die Werthaltigkeit belegt, und das Registergericht prüft, ob der angesetzte Wert den übernommenen Geschäftsanteil deckt. Wird der Wert zu hoch angesetzt, haften die Gesellschafter für die Differenz. Wird ein bestehendes Einzelunternehmen oder eine GbR in die GmbH eingebracht, greifen zusätzlich die Regeln des Umwandlungssteuerrechts, die eine steuerneutrale Übertragung ermöglichen können.
Schritt 5: Eintragung ins Handelsregister
Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch beim zuständigen Amtsgericht ein. Geprüft werden Satzung, Geschäftsführerbestellung, Gesellschafterliste und der Nachweis über das eingezahlte Kapital.
Mit der Eintragung ins Handelsregister entsteht die GmbH als juristische Person. Erst ab diesem Zeitpunkt gilt die Haftungsbeschränkung in vollem Umfang. Die Eintragung wird bekannt gemacht, und die GmbH darf ihre Firma offiziell führen.
Schritt 6: Gewerbeanmeldung und Finanzamt
Nach der Eintragung folgen die behördlichen Anmeldungen. Bei der Gemeinde wird das Gewerbe angemeldet, sofern die GmbH gewerblich tätig ist. Das Gewerbeamt informiert in der Regel automatisch das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft und gegebenenfalls die IHK.
Beim Finanzamt erfolgt die steuerliche Erfassung über den elektronischen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Daraus ergeben sich die Steuernummer, die Einordnung bei der Umsatzsteuer und der Rhythmus der Voranmeldungen. Wer Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland plant, beantragt zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Gründungskosten und wer sie tragen darf
Die wesentlichen Kostenblöcke sind Notar, Handelsregister und Beratung. Notar- und Gerichtskosten richten sich nach dem Geschäftswert, der sich am Stammkapital orientiert. Eine einfache Bargründung mit Musterprotokoll bleibt deshalb meist im niedrigen vierstelligen Bereich, ein individueller Gesellschaftsvertrag mit mehreren Gesellschaftern liegt darüber. Hinzu kommen die Gebühr der Gewerbeanmeldung und der Aufwand für die steuerliche Begleitung.
Wichtig ist, wer diese Kosten tragen darf. Grundsätzlich sind Gründungskosten Sache der Gesellschafter. Die GmbH kann sie aber bis zu einem in der Satzung ausdrücklich genannten Höchstbetrag selbst übernehmen, üblich ist eine Klausel von etwa 2.500 Euro. Fehlt diese Klausel oder wird der Betrag überschritten, liegt eine verdeckte Einlagenrückgewähr nahe. Die Übernahmeklausel gehört deshalb von Anfang an in den Vertrag.
Die Vorgesellschaft und die Haftung bis zur Eintragung
Zwischen notarieller Beurkundung und Eintragung besteht die GmbH in Gründung, juristisch Vorgesellschaft genannt. Sie ist bereits handlungsfähig, kann ein Konto führen und Verträge schließen, aber die Haftungsbeschränkung greift noch nicht vollständig.
Wer in dieser Phase im Namen der Gesellschaft handelt, haftet nach § 11 Abs. 2 GmbHG persönlich, das ist die sogenannte Handelndenhaftung. Mit der Eintragung gehen Rechte und Pflichten der Vorgesellschaft automatisch auf die GmbH über, und die persönliche Haftung erlischt. In der Praxis bedeutet das: In der Gründungsphase sollten größere Verpflichtungen bewusst gesteuert und nach Möglichkeit unter den Vorbehalt der Eintragung gestellt werden.
Erste steuerliche Themen nach der Gründung
Mit der Gründung beginnt die steuerliche Pflicht der GmbH. Auf den Gründungsstichtag wird eine Eröffnungsbilanz erstellt, die das eingebrachte Vermögen und das Stammkapital ausweist. Sie ist die Grundlage der laufenden Buchführung, denn die GmbH ist als Kaufmann zur doppelten Buchführung und zum Jahresabschluss verpflichtet.
Laufend stehen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen an, im ersten und zweiten Jahr regelmäßig monatlich. Auf die Körperschaftsteuer und die Gewerbesteuer setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest, die später mit den Jahreserklärungen abgerechnet werden. Wer hier von Beginn an sauber aufsetzt, vermeidet Nachzahlungen und Liquiditätslücken im ersten Geschäftsjahr.
Begleitung von Anfang an
Eine GmbH gründet man einmal, die Folgen begleiten das Unternehmen über Jahre. Ob Musterprotokoll oder individueller Vertrag, Bar- oder Sachgründung, welche Übernahmeklausel und welcher Buchführungsaufbau sinnvoll sind, das hängt von Ihrem Vorhaben ab. Emundts & Stoffels begleitet Gründungen von der Satzungsgestaltung über die Eröffnungsbilanz bis zur ersten Voranmeldung. Einen Überblick über die Rechtsformwahl finden Sie auf der Seite Rechtsformen, für ein persönliches Gespräch erreichen Sie uns unter +49 (0)2452 91000.