Digitale Buchhaltung scheitert selten an der Technik. Der eigentliche Bremsklotz ist das Hin und Her von Papier. Belege werden gesammelt, in Ordner geheftet, zur Kanzlei gefahren, dort gebucht und Wochen später als Auswertung zurückgespielt. DATEV Unternehmen Online verkürzt diesen Weg, indem Mandant und Kanzlei auf denselben digitalen Datenbestand zugreifen. Dieser Beitrag von Emundts & Stoffels erklärt, wie die Zusammenarbeit konkret abläuft und was sie Ihnen im Alltag bringt.
Was DATEV Unternehmen Online ist
DATEV Unternehmen Online ist eine cloudbasierte Plattform, über die Ihr Unternehmen und Ihre Steuerkanzlei gemeinsam an der Buchhaltung arbeiten. Sie erfassen und übermitteln Ihre Belege und Daten, die Kanzlei verarbeitet sie in DATEV und stellt Ihnen die fertigen Auswertungen bereit. Beide Seiten sehen dieselben Belege und Zahlen, jeweils über einen eigenen, berechtigungsgesteuerten Zugang.
Der entscheidende Unterschied zur klassischen Buchhaltung liegt im Ort der Belege. Sie liegen jetzt zentral im DATEV-Rechenzentrum statt in Ihrem Ordner und zusätzlich als Kopie in der Kanzlei. Jeder arbeitet mit dem aktuellen Stand, ohne dass Unterlagen physisch wandern müssen. Das ist die Grundlage für die laufende Beratung, bei der wir die Finanzbuchhaltung und die Lohnabrechnung übernehmen.
So funktioniert die Zusammenarbeit im Alltag
Der typische Ablauf beginnt bei Ihnen im Unternehmen. Eine Eingangsrechnung kommt herein, ein Kassenbon fällt an, eine Ausgangsrechnung wird geschrieben. Diese Belege landen digital in DATEV Unternehmen Online. Die Kanzlei greift auf diesen Bestand zu, kontiert und bucht, und überträgt das Ergebnis in die Finanzbuchhaltung.
Was früher der Pendelordner war, ist jetzt ein laufender digitaler Belegtransfer. Sie reichen Belege fortlaufend ein, statt einen Monat lang Papier zu sammeln und gebündelt abzugeben. Dadurch verteilt sich die Arbeit gleichmäßiger und die Buchhaltung bleibt näher an der Gegenwart. Rückfragen zu einzelnen Belegen lassen sich direkt am digitalen Beleg klären, ohne Suchen im Aktenschrank.
Belege scannen oder per App fotografieren
Für die Erfassung gibt es mehrere Wege, je nachdem wie ein Beleg bei Ihnen entsteht. Papierbelege scannen Sie ein und laden sie hoch. Unterwegs fotografieren Sie eine Rechnung oder einen Bewirtungsbeleg mit der DATEV-App, sodass der Beleg sofort im System ist und das Papier verloren gehen darf. Digitale Eingangsrechnungen und E-Rechnungen übernehmen Sie direkt aus der E-Mail oder per Schnittstelle.
Eine integrierte Texterkennung liest die wichtigen Belegdaten aus, etwa Rechnungsbetrag, Datum und Lieferant, und schlägt sie für die Verbuchung vor. Das spart auf beiden Seiten Tipparbeit und reduziert Übertragungsfehler. Der Pendelordner entfällt damit vollständig, und mit ihm das Risiko, dass ein Beleg auf dem Transportweg verloren geht.
Aktuelle Auswertungen statt Wartezeit
Wenn Belege laufend digital ankommen, kann die Kanzlei zeitnah buchen. Daraus folgt der spürbarste Vorteil für die Unternehmenssteuerung: Ihre Auswertungen sind aktueller. Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), der Controllingreport und Listen zu offenen Posten stehen Ihnen online zur Verfügung, kurz nachdem ein Zeitraum gebucht ist.
Das verändert, wie Sie Entscheidungen treffen. Sie sehen früh, wie sich Umsatz, Kosten und Ergebnis entwickeln, und nicht erst, wenn der Monat längst vorbei ist. Liquiditätsengpässe, ungewöhnliche Kostenpositionen oder ein sinkender Rohertrag fallen rechtzeitig auf. Die Buchhaltung wird damit zu einem Steuerungsinstrument, das mit Ihrem Geschäft Schritt hält.
Bank, Zahlungen und digitale Lohnabrechnung
Über die Bankfunktionen verbinden Sie Ihre Geschäftskonten mit DATEV Unternehmen Online. Lieferantenrechnungen begleichen Sie direkt aus dem Belegbild heraus, weil Überweisung oder Lastschrift mit den erkannten Daten vorausgefüllt werden und nur noch freigegeben und an die Bank übermittelt werden müssen. Kontoumsätze fließen zurück ins System und lassen sich den Belegen zuordnen, was die Buchführung weiter beschleunigt.
Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung läuft über dieselbe Plattform. Sie übermitteln die monatlichen Bewegungsdaten digital, die Kanzlei erstellt die Abrechnungen, und Ihre Mitarbeitenden erhalten ihre Lohndokumente in einem geschützten digitalen Postfach statt auf Papier. Wie wir die laufende Steuerberatung und die Lohnabrechnung zusammen aufsetzen, lesen Sie auf der Seite zur Steuerberatung.
GoBD-konforme und revisionssichere Belegablage
Digitale Belege müssen denselben rechtlichen Anforderungen genügen wie Papier. Maßgeblich sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Sie verlangen, dass Belege nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufbewahrt werden.
DATEV Unternehmen Online erfüllt das durch die revisionssichere Archivierung im Rechenzentrum. Ein einmal erfasster Beleg lässt sich nicht heimlich ändern, Korrekturen erfolgen nachvollziehbar. Buchungsbelege sind seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre aufzubewahren, andere Unterlagen wie Bücher und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre. Nach der revisionssicheren digitalen Erfassung dürfen Sie Papieroriginale in vielen Fällen vernichten. Welche Belege Sie behalten sollten und welche nicht, klären wir mit Ihnen, ergänzt um eine kurze Verfahrensdokumentation, die den Ablauf Ihrer Belegverarbeitung festhält.
Datenschutz und Sicherheit
Die Daten und Belege liegen im DATEV-Rechenzentrum in Deutschland und unterliegen damit deutschem Datenschutzrecht und der DSGVO. Der Zugang ist verschlüsselt, die Anmeldung erfolgt zusätzlich über DATEV SmartLogin per Smartphone oder über eine SmartCard. Damit ist der Zugriff auf berechtigte Personen beschränkt, und Sie steuern, wer in Ihrem Unternehmen welche Bereiche sehen darf.
Für Sie bedeutet das einen höheren Schutz als ein Ordner im Büro, der verloren gehen oder bei Feuer und Wasser Schaden nehmen kann. Die digitale Ablage ist gesichert, jederzeit verfügbar und über Jahre lesbar.
So läuft der Einstieg ab
Der Einstieg ist überschaubar und beginnt mit einem gemeinsamen Gespräch. Wir richten Ihren Zugang zu DATEV Unternehmen Online ein, legen die Anmeldung über SmartLogin oder SmartCard fest und stimmen ab, welche Belegarten bei Ihnen anfallen und auf welchem Weg sie ins System kommen. Anschließend verbinden wir die Bankkonten und definieren, wer in Ihrem Unternehmen welche Rechte erhält.
In den ersten Wochen begleiten wir die Umstellung eng, damit der digitale Belegtransfer Routine wird. Emundts & Stoffels ist DATEV Digitale Kanzlei und arbeitet zu 100 Prozent digital, sodass wir die Plattform aus täglicher Praxis kennen. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren möchten, sprechen Sie uns an. Mehr zur fortlaufenden Begleitung finden Sie unter laufende Beratung, für ein persönliches Gespräch erreichen Sie uns unter +49 (0)2452 91000.