Eine Prüfungsanordnung löst bei den meisten Unternehmern Unruhe aus, auch wenn die Buchhaltung in Ordnung ist. Das liegt selten am Inhalt der Prüfung. Es liegt daran, dass der Ablauf unbekannt ist: Wer kommt, wie lange bleibt der Prüfer, was muss vorgelegt werden und was passiert am Ende. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf einer Betriebsprüfung von der Anordnung bis zum Bericht, wie lange sie dauert und welche Rechte Sie haben. Geschrieben hat ihn Alexander Emundts, der vor seiner Zeit als Steuerberater mehrere Jahre selbst als Betriebsprüfer in der Finanzverwaltung gearbeitet hat.
Rechtlich heißt die Betriebsprüfung Außenprüfung und ist in den §§ 193 bis 203a der Abgabenordnung (AO) geregelt. Seit dem 10. September 2026 gilt außerdem die neue Außenprüfungsordnung (ApO), eine Verwaltungsvorschrift, die die Betriebsprüfungsordnung von 2000 abgelöst hat und den Prüfern vorgibt, wie sie das Gesetz anwenden. Woran Sie eine bevorstehende Prüfung erkennen, lesen Sie im Beitrag zu den sieben Anzeichen einer Betriebsprüfung. Die Begleitung selbst ist Teil unserer Abwehrberatung.
Die Prüfungsanordnung: Beginn und Rahmen der Prüfung
Die Prüfungsanordnung nach § 196 AO ist der Verwaltungsakt, mit dem das Finanzamt eine Außenprüfung anordnet und ihren Umfang festlegt. Sie nennt die geprüften Steuerarten und den Prüfungszeitraum und enthält eine Rechtsbehelfsbelehrung. Beigefügt sind Hinweise zu Ihren wesentlichen Rechten und Pflichten.
Die Anordnung muss angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn bekanntgegeben werden, zusammen mit dem voraussichtlichen Beginn und den Namen der Prüfer (§ 197 Abs. 1 AO). Nach § 6 Abs. 5 ApO sind in der Regel bei Großbetrieben vier Wochen und in anderen Fällen zwei Wochen angemessen. Diese Fristen standen inhaltlich gleich schon in der alten Betriebsprüfungsordnung. Passt der Termin nicht, können Sie nach § 197 Abs. 2 AO aus wichtigen Gründen die Verlegung beantragen. Die ApO nennt als Beispiele die Erkrankung einer für die Prüfung unverzichtbaren Person, erhebliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt.
Mit der Prüfungsanordnung darf das Finanzamt bereits die Vorlage von Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist verlangen (§ 197 Abs. 3 AO). Nach Eingang der Unterlagen soll es Ihnen die geplanten Prüfungsschwerpunkte mitteilen (§ 197 Abs. 4 AO). Gegen die Anordnung selbst ist der Einspruch möglich. Er lohnt sich nur, wenn die Anordnung rechtlich angreifbar ist, etwa bei einem zu weit gezogenen Prüfungszeitraum, und verschiebt den Prüfungsbeginn nicht automatisch.
Zwei Folgen treten mit der Bekanntgabe sofort ein. Für die angekündigten Steuern und Jahre ist eine strafbefreiende Selbstanzeige gesperrt (§ 371 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Buchst. a AO). Und die Festsetzungsfrist wird gehemmt, solange die Prüfung läuft (§ 171 Abs. 4 AO). Für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen, endet diese Hemmung spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde.
Prüfungszeitraum und Prüfungsort
Der Prüfungszeitraum umfasst bei Klein- und Mittelbetrieben in der Regel höchstens drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume (§ 5 Abs. 2 ApO). Das Finanzamt kann ihn auf zwei Jahre oder ein Jahr beschränken. Länger wird er vor allem dann, wenn mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist oder der Verdacht einer Steuerstraftat besteht. Großbetriebe werden grundsätzlich im Anschluss an den vorigen Prüfungszeitraum geprüft, sodass kein Jahr ungeprüft bleibt (§ 5 Abs. 1 ApO). In welche Größenklasse ein Betrieb fällt, legen die Länderfinanzministerien anhand von Umsatz und Gewinn fest (§ 4 ApO).
Geprüft wird nach § 200 Abs. 2 AO in den Geschäftsräumen. Fehlt ein geeigneter Raum, kommen die Wohnung oder das Finanzamt in Betracht. Den Arbeitsplatz und die nötigen Hilfsmittel stellen Sie unentgeltlich. In der Praxis findet ein großer Teil der Prüfung heute digital statt: Die Daten werden übertragen, der Prüfer wertet sie im Amt oder mobil aus und kommt für Besprechungen und die Betriebsbesichtigung in den Betrieb. Eine Prüfung in den Räumen der Steuerberaterkanzlei ist möglich, nach § 7 Abs. 1 ApO aber die Ausnahme und mit dem Prüfer abzustimmen.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Für die Dauer einer Betriebsprüfung gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Bei kleinen und mittleren Betrieben arbeitet der Prüfer in der Regel einige Tage bis wenige Wochen an dem Fall, verteilt über mehrere Wochen, weil er parallel weitere Prüfungen betreut. Von der ersten Prüfungshandlung bis zum Prüfungsbericht vergehen häufig drei bis sechs Monate. Bei Großbetrieben, bei Konzernen und bei strittigen Bewertungsfragen dauert es deutlich länger, teils mehrere Jahre.
Aus der Sicht des Prüfers bestimmen drei Dinge die Dauer. Erstens die Datenlage: Ein vollständiger, sauberer Datenexport zu Beginn erspart Wochen an Nachfragen. Zweitens die Zahl der offenen Punkte, denn jede Rückfrage geht als Liste an den Betrieb und wartet dort auf Antwort. Drittens die Streitpunkte: Wird über eine Bewertung oder Schätzung verhandelt, verlängert sich die Prüfung bis zur Schlussbesprechung und darüber hinaus.
Ewig offen bleiben kann eine Prüfung trotzdem nicht. Für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen, endet die Hemmung der Festsetzungsfrist spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde (§ 171 Abs. 4 AO). Eine lange Prüfung hat für Sie außerdem einen Preis: Nachzahlungen werden ab dem 15. Monat nach Ablauf des Steuerjahres mit 0,15 Prozent pro Monat verzinst (§ 233a, § 238 AO). Wer eine Nachzahlung erwartet, kann sie mit einer freiwilligen Zahlung vorab begrenzen.
Mitwirkungspflichten und Datenzugriff
Die Mitwirkungspflicht nach § 200 Abs. 1 AO verpflichtet Sie, bei der Ermittlung des Sachverhalts mitzuwirken: Auskünfte erteilen, Bücher, Aufzeichnungen und Geschäftspapiere vorlegen und Erläuterungen geben. Sie können eine Auskunftsperson benennen, in der Regel den Steuerberater oder die Buchhaltung. Kann diese nicht weiterhelfen, darf der Prüfer auch andere Betriebsangehörige befragen.
Für elektronische Unterlagen gilt der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO. Der Prüfer darf die Daten im System selbst einsehen, eine Auswertung nach seinen Vorgaben verlangen oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format fordern. Wie die Daten aufzubewahren sind, beschreiben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) des Bundesfinanzministeriums. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Wer Daten nicht in der vorgeschriebenen Form bereitstellt, riskiert mehr als Ärger mit dem Prüfer. Nach § 158 Abs. 2 AO kann das Finanzamt die Buchführung dann verwerfen und nach § 162 AO schätzen. Ein sauberer Export aus der Finanzbuchhaltung und dem Kassensystem, vorab vom Berater geprüft, ist deshalb die wichtigste Vorbereitung.
Zu Ihren Rechten gehört die laufende Unterrichtung. Nach § 199 Abs. 2 AO muss der Prüfer Sie über festgestellte Sachverhalte und deren mögliche steuerliche Auswirkungen informieren, soweit das den Prüfungsablauf nicht beeinträchtigt. Fragen Sie nach Zwischenergebnissen, statt bis zur Schlussbesprechung zu warten. Dort ist die Gegenposition schwerer zu erarbeiten.
Ihre Rechte in der Betriebsprüfung
Die Abgabenordnung verpflichtet Sie zur Mitwirkung, gibt Ihnen aber auch Rechte, die in der Praxis oft ungenutzt bleiben:
- Vorlauf und Verlegung: Die Prüfungsanordnung muss angemessene Zeit vorher kommen, aus wichtigem Grund können Sie die Verlegung beantragen (§ 197 AO).
- Begrenzter Umfang: Geprüft werden nur die Steuern und Jahre aus der Anordnung. Private Unterlagen und Daten außerhalb des Prüfungszeitraums gehören grundsätzlich nicht dazu.
- Auskunftsperson: Sie können Ihren Steuerberater als Ansprechpartner des Prüfers benennen und müssen nicht jede Frage selbst beantworten.
- Laufende Unterrichtung: Der Prüfer muss Sie über festgestellte Sachverhalte und ihre möglichen Folgen informieren (§ 199 Abs. 2 AO).
- Schlussbesprechung: Strittige Punkte werden vor dem Bericht mit Ihnen erörtert (§ 201 AO).
- Bericht vor der Auswertung: Auf Antrag erhalten Sie den Prüfungsbericht vorab und können Stellung nehmen (§ 202 Abs. 2 AO).
- Einspruch: Gegen die Prüfungsanordnung, ein Mitwirkungsverlangen und die Änderungsbescheide steht Ihnen der Einspruch offen.
Mitwirkungsverlangen und Verzögerungsgeld seit 2025
Das qualifizierte Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO ist eine förmliche, mit Einspruch anfechtbare Aufforderung zur Mitwirkung, deren Missachtung ein Mitwirkungsverzögerungsgeld auslöst. Eingeführt hat es das DAC7-Umsetzungsgesetz vom 20. Dezember 2022, anwendbar ist es für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen, und für ältere Jahre, wenn die Prüfungsanordnung nach diesem Datum bekanntgegeben wurde (Art. 97 § 37 Abs. 2 und 3 EGAO).
Das Verlangen darf frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ergehen. Nach § 9 Abs. 4 ApO setzt es regelmäßig voraus, dass Sie zuvor zur Mitwirkung aufgefordert wurden, dem nicht oder nicht ausreichend nachgekommen sind und erneut mit Frist und Hinweis auf das qualifizierte Verlangen aufgefordert wurden. Zur Erfüllung haben Sie in der Regel einen Monat.
Erfüllen Sie das Verlangen nicht rechtzeitig, setzt das Finanzamt ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro für jeden vollen Kalendertag der Verzögerung fest, höchstens für 150 Tage. Die Verzögerung endet mit der vollständigen Erfüllung, spätestens mit der Schlussbesprechung. Kein Geld fällt an, wenn Sie glaubhaft machen, dass die Verzögerung entschuldbar ist. Das Verschulden Ihres Beraters wird Ihnen dabei zugerechnet.
Ein Rechenbeispiel zeigt die Größenordnung. Ein Handwerksbetrieb erhält ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen mit Monatsfrist und liefert die angeforderten Verträge und Kontoauszüge 40 volle Kalendertage zu spät. Das Mitwirkungsverzögerungsgeld beträgt 40 × 75 Euro = 3.000 Euro. Der Höchstbetrag liegt bei 150 × 75 Euro = 11.250 Euro. Hat ein Unternehmen in einem geprüften Jahr mindestens 12 Millionen Euro Umsatz erzielt, vermutet das Gesetz, dass das Grundgeld allein nicht genügt, und das Finanzamt kann einen Zuschlag von bis zu 25.000 Euro je Tag festsetzen (§ 200a Abs. 3 AO). Bei 40 Tagen sind das bis zu 40 × 25.000 Euro = 1.000.000 Euro. Bei Steuern, die ab 2025 entstehen, verlängert sich zusätzlich die fünfjährige Höchstdauer der Ablaufhemmung um die Dauer der Verzögerung, mindestens um ein Jahr (§ 200a Abs. 4 AO).
Schlussbesprechung und Prüfungsbericht
Die Schlussbesprechung nach § 201 Abs. 1 AO ist das Abschlussgespräch, in dem Prüfer und Steuerpflichtiger die strittigen Sachverhalte, ihre rechtliche Beurteilung und die steuerlichen Auswirkungen erörtern. Sie entfällt, wenn sich nichts ändert oder Sie verzichten. Mit Ihrer Zustimmung kann sie auch per Video oder Telefon stattfinden. Die Besprechungspunkte und den Termin muss das Finanzamt angemessene Zeit vorher mitteilen (§ 12 Abs. 1 ApO).
Hier fällt in der Praxis die Entscheidung über das Ergebnis. Viele Feststellungen, gerade bei Schätzungen und Bewertungen, beruhen auf Annahmen, über die sich verhandeln lässt. Ein Ergebnis, auf das sich beide Seiten einigen, wird häufig als tatsächliche Verständigung festgehalten und bindet dann beide Seiten. Kann die Prüfung zu einem Straf- oder Bußgeldverfahren führen, soll das Finanzamt Sie darauf hinweisen (§ 201 Abs. 2 AO). Spätestens dann gehört ein Verteidiger an den Tisch, und Sie sollten keine Angaben mehr zur Sache machen, bevor die Lage geklärt ist. Wie ein Steuerstrafverfahren abläuft, beschreibt unser Beitrag zur Steuerfahndung.
Das Ergebnis hält der Prüfungsbericht nach § 202 Abs. 1 AO fest, mit den Feststellungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht und den Änderungen der Besteuerungsgrundlagen. Ergibt die Prüfung keine Änderung, genügt eine Mitteilung. Auf Antrag übersendet das Finanzamt den Bericht vor der Auswertung und gibt Ihnen Gelegenheit zur Stellungnahme in angemessener Zeit (§ 202 Abs. 2 AO). Stellen Sie diesen Antrag immer. Die Stellungnahme ist die letzte Möglichkeit, Fehler im Bericht vor Erlass der Bescheide zu korrigieren.
Neu ist der Teilabschlussbescheid nach § 180 Abs. 1a AO. Abgrenzbare Sachverhalte, die schon fertig geprüft sind, kann das Finanzamt vorab gesondert feststellen, solange noch kein Prüfungsbericht ergangen ist. Bei erheblichem, glaubhaft gemachtem Interesse soll es das auf Ihren Antrag tun. Vorher ergeht ein Teilprüfungsbericht (§ 202 Abs. 3 AO). Das hilft, wenn eine einzelne Frage, etwa die Bewertung einer Beteiligung, für eine anstehende Entscheidung früh feststehen muss.
Nach der Prüfung: Änderungsbescheid und Einspruch
Die Änderungsbescheide setzen die Prüfungsfeststellungen in festgesetzte Steuern um, und gegen sie richtet sich die Gegenwehr. Gegen die Bescheide legen Sie innerhalb eines Monats ab Bekanntgabe Einspruch ein, wenn Sie mit dem Ergebnis nicht einverstanden sind. Wie das Verfahren abläuft und warum der Antrag auf Aussetzung der Vollziehung dazugehört, erklärt der Beitrag zum Einspruch gegen den Steuerbescheid.
Zu den Steuernachzahlungen kommen regelmäßig Zinsen nach § 233a AO. Prüfen Sie außerdem, ob die Feststellungen Folgen für die Jahre nach dem Prüfungszeitraum haben, etwa bei Abschreibungen oder Rückstellungen. Diese Jahre müssen Sie selbst korrigieren, und nach einer Prüfung schauen Prüfer bei der nächsten Gelegenheit gezielt darauf. Wenn im Prüfungsbericht ein Sachverhalt dargestellt ist, der für künftige geschäftliche Entscheidungen wichtig ist, können Sie eine verbindliche Zusage über seine künftige steuerliche Behandlung beantragen (§ 204 AO).
Begleitung durch Emundts & Stoffels
Eine Betriebsprüfung lässt sich in jeder Phase beeinflussen: bei der Datenaufbereitung vor dem Beginn, durch eine geordnete Kommunikation mit dem Prüfer, in der Schlussbesprechung und bei der Stellungnahme zum Bericht. Als Steuerberater für Betriebsprüfungen übernehmen wir die Rolle der Auskunftsperson, bereiten die Daten nach § 147 Abs. 6 AO vor, halten die Fristen für Mitwirkungsverlangen im Blick und führen die Schlussbesprechung. Alexander Emundts war mehrere Jahre als Betriebsprüfer in der NRW-Finanzverwaltung tätig und kennt die Prüfung aus der Sicht des Prüfers: welche Unterlagen er zuerst anfordert, wo er nachhakt und an welcher Stelle sich verhandeln lässt.
Wir begleiten Betriebsprüfungen in Heinsberg, Erkelenz, Hückelhoven und deutschlandweit. Mehr zu unserem Vorgehen finden Sie auf der Seite zur Abwehrberatung. Wenn eine Prüfungsanordnung eingegangen ist, erreichen Sie uns direkt unter +49 (0)2452 91000.
