Eine Betriebsprüfung ist selten Zufall. Das Finanzamt arbeitet seit Jahren mit risikoorientierter Fallauswahl, die bestimmte Konstellationen automatisch hervorhebt. Wer die Auslöser kennt, kann sie proaktiv entschärfen oder zumindest vorbereitet sein, wenn die Prüfungsanordnung kommt.
Aus der gemeinsamen Beratungspraxis von Emundts & Stoffels und der mehrjährigen Tätigkeit eines Partners als Betriebsprüfer in der NRW-Finanzverwaltung lassen sich sieben Anzeichen benennen, die regelmäßig zu einer Prüfung führen oder die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöhen.
Anzeichen 1: Bargeld-intensive Branche
Gastronomie, Friseur, Taxi, Einzelhandel mit Laufkundschaft, Spielhalle, ambulante Pflege. In diesen Branchen ist die Prüfungsdichte deutlich höher als im Durchschnitt. Die Kassenbuchführung ist die häufigste Angriffsfläche, nicht selten enden Prüfungen mit einer Hinzuschätzung zwischen 5 und 15 Prozent des erklärten Umsatzes.
Wer eine elektronische Registrierkasse mit unveränderbarem Speicher führt und die Kassen-Nachschauen aus den Vorjahren dokumentiert hat, hat eine deutlich bessere Ausgangsposition.
Anzeichen 2: Schwankende oder fallende Gewinne über mehrere Jahre
Wenn die Gewinnmargen Ihres Unternehmens stark unter dem Branchendurchschnitt liegen oder über mehrere Jahre auffällig schwanken, schaltet die maschinelle Plausibilitätsprüfung an. Das gilt besonders, wenn die schwachen Jahre keine erkennbare wirtschaftliche Ursache haben (kein Personalabbau, kein Umsatzeinbruch, keine Sondereffekte).
Branchenkennzahlen vergleicht das Finanzamt automatisiert mit der amtlichen Richtsatzsammlung. Wer dauerhaft unter den Sätzen liegt, ist erklärungspflichtig.
Anzeichen 3: Hohe Reisekosten und Bewirtungsbelege
Reisekosten, die im Verhältnis zu den Umsätzen auffällig hoch sind, sind ein klassischer Aufgriffspunkt. Gleiches gilt für Bewirtungsbelege, die nicht den Formvorschriften des §4 Abs. 5 EStG entsprechen, etwa fehlende Angabe des bewirteten Personenkreises oder fehlende Begründung.
Wer eine saubere Reisekostenrichtlinie hat und Bewirtungsbelege standardisiert dokumentiert, vermeidet die einfachen Streichungen, die in einer Prüfung sonst zehn bis dreißig Prozent der Beträge kosten.
Anzeichen 4: Auslandsbezug bei Konten oder Beteiligungen
Konten in der Schweiz, Liechtenstein, Luxemburg oder Singapur, Beteiligungen an ausländischen Kapitalgesellschaften, Auslandsentsendungen von Mitarbeitern oder Dividenden aus ausländischen Quellen. All das löst seit dem automatischen Informationsaustausch (Common Reporting Standard) regelmäßig Anschlussfragen aus.
Wer Auslandsbezug hat, sollte die Anlage AUS jährlich sauber führen. Fehlende oder unvollständige Angaben in der Anlage AUS sind einer der häufigsten Anlässe für eine Sonderprüfung.
Anzeichen 5: Auffälligkeiten auf dem Privatkonto
Das Finanzamt darf bei begründetem Verdacht auch auf Privatkonten zugreifen. Auffällig sind regelmäßige Bareinzahlungen, runde Beträge ohne erkennbare Quelle und Lebenshaltungskosten, die mit dem erklärten Einkommen nicht plausibel finanziert werden können.
Die Geldverkehrsrechnung des Prüfers ist eine der schärfsten Waffen in der Betriebsprüfung. Wer mit einem Jahresgewinn von 60.000 Euro privat 100.000 Euro pro Jahr ausgibt, wird Erklärungsbedarf haben.
Anzeichen 6: Branchenwechsel oder Geschäftsmodelländerung
Wer mitten in einem Wirtschaftsjahr die Branche wechselt, ein neues Geschäftsfeld eröffnet oder einen Großteil seines Anlagevermögens verkauft, gerät häufiger in den Prüfungsfokus. Das gilt auch für Umstrukturierungen, Holding-Gründungen und Einbringungen, die nicht steuerneutral umgesetzt wurden.
Ein sauber dokumentierter Umstrukturierungsprozess mit zeitgleicher Beratungs- und Vertragsdokumentation entkräftet die meisten dieser Fragen vor der Prüfung.
Anzeichen 7: Anschluss an eine frühere Prüfung mit Mehrergebnis
Wer in der letzten Betriebsprüfung Mehrergebnis hatte, landet automatisch im engeren Prüfungsturnus. Anschlussprüfungen sind hier eher die Regel als die Ausnahme, oft mit ähnlichen Schwerpunkten wie beim ersten Mal.
Wer also vor zehn Jahren eine Prüfung mit Hinzuschätzung in der Kasse hatte, sollte zehn Jahre später die Kasse besonders sorgfältig führen, weil der nächste Prüfer dort gezielt hinsehen wird.
Was im Verdachtsfall hilft, und was nicht
Was nicht hilft: nervös werden und eigenständig auf den Prüfer zugehen. Was hilft: vorbereitet sein, durch eine vollständige und plausible Buchführung, durch eine saubere Dokumentation aller Sondersachverhalte, und durch eine professionelle Vertretung ab dem Tag der Prüfungsanordnung.
Wir begleiten Mandanten in Heinsberg, Erkelenz, Hückelhoven und deutschlandweit durch Betriebsprüfungen aller Größen. Details zu unserem Vorgehen finden Sie auf der Abwehrberatungs-Seite. Bei akuten Prüfungsanordnungen erreichen Sie uns direkt unter +49 (0)2452 91000.